Krajowy System e-Faktur (dalej: KSeF) to centralna baza faktur, administrowana przez Krajową Administrację Skarbową, umożliwiająca wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, IDOC, UBL lub EDIFACT (są to faktury wystawiane przy wykorzystaniu udostępnionego wzoru za pośrednictwem KSeF). System ten jest obecny w obrocie gospodarczym od 1 stycznia 2022 r. i korzystanie z niego obecnie jest dobrowolne. Ministerstwo Finansów zapowiedziało zmiany ustawodawcze, które wprowadzą obligatoryjne stosowanie KSeF przez wszystkie podmioty w Polsce od 1 lipca 2024 r. Dnia 16 lutego 2023 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło ostateczny projekt ustawy wdrażającej e-fakturę jako powszechny system rozliczeń, w tym docelowy model Krajowego Systemu e-Faktur, uwzględniający wnioski z przeprowadzonych konsultacji społecznych przedstawicieli Ministerstwa Finansów z organizacjami przedsiębiorców oraz doradców podatkowych i księgowych.
Do najważniejszych zmian w projekcie należą:
- Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
- Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
- Obowiązek korzystania z KSeF będzie dotyczył podatników zarówno wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, jak i tych, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług).
- Utrzymanie kursu waluty obcej z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1, stosowanego do przeliczenia na złotówki w fakturze ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
- Zachowanie faktur z kas fiskalnych w dotychczasowej formie oraz uznawania paragonów z numerem NIP za fakturę uproszczoną do 31 grudnia 2024 r.
- Doprecyzowanie kwestii daty wystawienia faktur podczas awarii i w trybie offline:
- dopuszczenie wystawiania faktur korygujących w okresie awarii i trybie offline, w sytuacji awarii po stronie podatnika
- przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po dniu wystawienia poza systemem.
- Stosowanie sankcji za wystawienie faktur poza systemem KSeF zostanie opóźnienie względem wejścia w życie ustawy – tj. od 01 stycznia 2025 roku. Ponadto mają one zostać zliberalizowane wobec pierwotnego projektu, m.in nie będzie minimalnego progu kary za niewystawienie faktury w systemie, natomiast wysokość sankcji będzie uzależniona od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy.
- Nowelizacja wprowadza również szczegółowe wyłączenia spod obowiązku stosowania KSeF – nie będzie on dotyczył m.in. faktur dla konsumentów i biletów spełniających funkcję faktury (w tym paragonów na autostradach płatnych).
Według Ministerstwa Finansów zaawansowane prace nad działaniem KSeF będą milowym krokiem w usprawnieniu procesów fakturowych, zautomatyzowaniu obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych. Umożliwią również bieżące (w czasie rzeczywistym) kontrolowanie faktur przez podatników oraz ograniczą ilość błędów ludzkich.