Wynagrodzenie członka zarządu w jednoosobowej spółce z o.o. — czy wystarczy uchwała jedynego wspólnika?
W jednoosobowej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością dopuszczalne jest ustalenie wynagrodzenia członka zarządu z tytułu pełnienia funkcji na podstawie uchwały jedynego wspólnika. Dotyczy to również sytuacji, w której jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu spółki.
Kluczowe jest jednak prawidłowe zakwalifikowanie tej czynności. Uchwała o wynagrodzeniu z tytułu powołania nie jest umową zawieraną między spółką a członkiem zarządu. Jest aktem korporacyjnym podejmowanym przez wspólnika wykonującego kompetencje zgromadzenia wspólników. Od tego zależą wymogi formalne, w tym ocena, czy zastosowanie ma art. 210 k.s.h. oraz czy konieczna jest forma aktu notarialnego.
Jednoosobowa spółka z o.o. a wykonywanie kompetencji zgromadzenia wspólników
Zgodnie z art. 156 ustawy z dnia 15 września 2000 r. — Kodeks spółek handlowych, w spółce jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników. Do wykonywania tych uprawnień stosuje się odpowiednio przepisy o zgromadzeniu wspólników. Oznacza to, że jeżeli kompetencja do określenia zasad wynagradzania członków zarządu należy do wspólników, w spółce jednoosobowej wykonuje ją jedyny wspólnik.
Należy w tym miejscu jednak zaznaczyć, że inne skutki wywołuje uchwała wspólników, a inne umowa zawierana przez spółkę z członkiem zarządu. W przypadku uchwały nie dochodzi do dwustronnej czynności prawnej między spółką a członkiem zarządu, lecz do podjęcia decyzji korporacyjnej stanowiącej podstawę wypłaty wynagrodzenia.
Podstawa ustalenia wynagrodzenia członka zarządu
Podstawę kompetencyjną dla uchwały w sprawie wynagrodzenia członka zarządu stanowi art. 203¹ k.s.h. Przepis ten przewiduje, że uchwała wspólników może ustalać zasady wynagradzania członków zarządu, w szczególności maksymalną wysokość wynagrodzenia, prawo do świadczeń dodatkowych albo maksymalną wartość takich świadczeń.
W praktyce uchwała może więc określać zarówno ogólne zasady wynagradzania członków zarządu, jak i konkretne wynagrodzenie należne oznaczonej osobie pełniącej funkcję w zarządzie. W jednoosobowej spółce z o.o. będzie to uchwała jedynego wspólnika wykonującego uprawnienia zgromadzenia wspólników.
Jeżeli uchwała ma stanowić samoistną podstawę wypłaty, jej treść powinna być jednoznaczna. Powinna wskazywać, że wynagrodzenie przysługuje z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu, a nie z tytułu umowy o pracę, zlecenia, kontraktu menedżerskiego albo innego stosunku obligacyjnego.
Uchwała o wynagrodzeniu a art. 210 k.s.h.
W sprawach dotyczących członka zarządu szczególne znaczenie ma art. 210 k.s.h. Zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h., w umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Natomiast art. 210 § 2 k.s.h. wprowadza szczególny reżim dla sytuacji, w której jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu — czynność prawna między takim wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego.
Nie oznacza to jednak, że każda decyzja dotycząca wynagrodzenia jedynego członka zarządu wymaga aktu notarialnego. Decydujące jest to, czy mamy do czynienia z umową albo inną czynnością prawną między spółką a członkiem zarządu, czy z uchwałą wspólnika wykonywaną w ramach kompetencji zgromadzenia wspólników.
Jeżeli wynagrodzenie jest przyznawane uchwałą wspólników na podstawie art. 203¹ k.s.h., bez zawierania odrębnej umowy, art. 210 k.s.h. nie powinien być traktowany jako podstawa wymogu aktu notarialnego. Nie dochodzi bowiem do reprezentacji spółki przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu, lecz do wykonania kompetencji właścicielskiej przez zgromadzenie wspólników.
Odmiennie należałoby ocenić sytuację, w której spółka zawiera z członkiem zarządu umowę o pracę, kontrakt menedżerski, umowę zlecenia albo inną umowę cywilnoprawną. W takim przypadku art. 210 k.s.h. ma bezpośrednie znaczenie, a w modelu jednoosobowym może aktualizować się wymóg aktu notarialnego.
Forma uchwały jedynego wspólnika
W jednoosobowej spółce z o.o. należy uwzględnić art. 173 § 1 k.s.h., zgodnie z którym oświadczenie woli jedynego wspólnika składane spółce wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że ustawa stanowi inaczej.
Uchwała jedynego wspólnika w sprawie wynagrodzenia członka zarządu powinna zatem zostać sporządzona na piśmie. Nie powinna być traktowana jako nieformalna decyzja biznesowa, notatka księgowa czy dyspozycja wypłaty. Jest to dokument korporacyjny, który powinien zostać prawidłowo oznaczony, podpisany i włączony do dokumentacji spółki.
Uchwała bez odbycia zgromadzenia wspólników
Zgodnie z art. 227 § 2 k.s.h., bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.
W spółce jednoosobowej mechanizm ten ma szczególne znaczenie praktyczne. Skoro wszystkie udziały należą do jednego wspólnika, uchwała może zostać przyjęta w formie pisemnego aktu jedynego wspólnika, bez formalnego zwoływania i odbywania zgromadzenia.
Nie zwalnia to jednak z zachowania wymogów dokumentacyjnych. Uchwała powinna zawierać elementy pozwalające jednoznacznie ustalić, kto ją podjął, w jakiej spółce, w jakim trybie, w jakiej dacie i z jaką treścią. W treści uchwały warto wyraźnie wskazać, że jedyny wspólnik wykonuje uprawnienia zgromadzenia wspólników jednoosobowej spółki z o.o.
Głosowanie tajne a uchwała jedynego wspólnika
Art. 247 § 2 k.s.h. przewiduje tajne głosowanie przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Wynagrodzenie konkretnego członka zarządu może być kwalifikowane jako sprawa osobowa.
W jednoosobowej spółce z o.o. problem tajności głosowania ma jednak inny wymiar niż w spółce wieloosobowej. Przy jednym wspólniku nie występuje klasyczne głosowanie kolegialne ani potrzeba ochrony anonimowości głosu wobec pozostałych wspólników. Uchwała ma postać pisemnego oświadczenia jedynego wspólnika.
Z perspektywy ryzyka korporacyjnego istotne jest również utrwalone stanowisko Sądu Najwyższego dotyczące skutków uchybień formalnych przy podejmowaniu uchwał. W wyroku z dnia 26 marca 2009 r., sygn. I CSK 253/08, Sąd Najwyższy wskazał, że podstawą stwierdzenia nieważności uchwał zgromadzenia wspólników mogą być tylko takie uchybienia formalne, które wywarły wpływ na treść uchwał.
W realiach spółki jednoosobowej trudno wykazać, aby brak technicznego głosowania tajnego mógł wpłynąć na treść uchwały podejmowanej przez jedynego wspólnika. Dla bezpieczeństwa praktycznego należy jednak zadbać, aby uchwała była jednoznaczna, pisemna i prawidłowo ujęta w dokumentacji spółki.
Wpis do księgi protokołów
Zgodnie z art. 248 k.s.h. uchwały wspólników powinny być wpisywane do księgi protokołów. Dotyczy to również uchwał podejmowanych bez odbycia zgromadzenia wspólników.
Uchwała jedynego wspólnika w sprawie wynagrodzenia członka zarządu powinna zostać zachowana w dokumentacji korporacyjnej spółki i wpisana do księgi protokołów. Ma to znaczenie nie tylko formalne, ale również dowodowe — w szczególności przy kontroli podatkowej, kontroli ZUS, badaniu ksiąg rachunkowych albo analizie podstaw wypłaty świadczeń na rzecz członka zarządu.
Brak starannej dokumentacji może prowadzić do sporu nie tyle o samą dopuszczalność wynagrodzenia, ile o jego podstawę, moment przyznania, zakres, okres obowiązywania oraz prawidłowość ujęcia księgowego i podatkowego.
Wynagrodzenie z powołania a umowa o pracę
Wynagrodzenie z tytułu powołania należy odróżnić od zatrudnienia pracowniczego. W przypadku jedynego wspólnika będącego jednocześnie jedynym członkiem zarządu zawarcie umowy o pracę ze spółką jest konstrukcyjnie problematyczne, przede wszystkim ze względu na brak realnego podporządkowania pracowniczego.
Sąd Najwyższy w orzecznictwie dotyczącym podlegania ubezpieczeniom społecznym wskazywał, że inna sytuacja występuje w spółce wieloosobowej, a inna w jednoosobowej spółce z o.o., w której jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu. W wyroku z dnia 10 kwietnia 2018 r., sygn. II UK 10/17, SN odwołał się do linii orzeczniczej, zgodnie z którą tam, gdzie status wykonawcy pracy zostaje zdominowany przez właścicielski status wspólnika, nie można mówić o pracowniczym podporządkowaniu wobec samego siebie.
Nie przesądza to jednak o niedopuszczalności wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji w zarządzie. Przeciwnie — uchwała o wynagrodzeniu z powołania jest odrębną konstrukcją od umowy o pracę i nie wymaga wykazywania podporządkowania pracowniczego.
Co powinna zawierać uchwała o wynagrodzeniu członka zarządu?
Uchwała jedynego wspólnika powinna być sporządzona tak, aby nie pozostawiała wątpliwości co do podstawy, zakresu i zasad wypłaty wynagrodzenia. W szczególności powinna obejmować:
• firmę, siedzibę i numer KRS spółki;
• oznaczenie jedynego wspólnika;
• wskazanie, że jedyny wspólnik wykonuje uprawnienia zgromadzenia wspólników;
• podstawę prawną, w szczególności art. 156 i art. 203¹ k.s.h.;
• dane członka zarządu, którego dotyczy uchwała;
• wskazanie funkcji pełnionej w zarządzie;
• jednoznaczne określenie, że wynagrodzenie jest przyznawane z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu;
• wysokość wynagrodzenia;
• okres, od którego wynagrodzenie przysługuje;
• termin i sposób wypłaty;
• ewentualne świadczenia dodatkowe albo premie.
Przed podjęciem uchwały należy również zweryfikować umowę spółki. Może ona przewidywać szczególne wymogi dotyczące zasad wynagradzania członków zarządu, trybu podejmowania uchwał albo kompetencji innych organów.
Podsumowanie
W jednoosobowej spółce z o.o. wynagrodzenie jedynego członka zarządu może zostać ustalone uchwałą jedynego wspólnika, także wtedy, gdy ta sama osoba jest jednocześnie jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu. Podstawowe znaczenie ma jednak prawidłowe rozróżnienie uchwały wspólnika od umowy zawieranej między spółką a członkiem zarządu.
Jeżeli źródłem wynagrodzenia jest uchwała podjęta na podstawie art. 203¹ k.s.h., co do zasady nie dochodzi do zastosowania art. 210 k.s.h. w zakresie właściwym dla umów z członkiem zarządu. Uchwała powinna natomiast zachować formę pisemną, spełniać wymogi wynikające z konstrukcji jednoosobowej spółki z o.o. oraz zostać wpisana do księgi protokołów.
Prawidłowo przygotowana uchwała ma znaczenie nie tylko korporacyjne. Jest również podstawowym dokumentem uzasadniającym wypłatę wynagrodzenia, jego ujęcie księgowe oraz ocenę skutków podatkowych i ubezpieczeniowych.